仕事を効率化するコツ7選|誰でもできる作業効率化の方法を徹底解説

最近は、多くの企業で仕事を効率よく進めることが求められ、「仕事を正確に早くこなせる人」が高く評価されるようになっています。一方で、「残業を減らしたい」「仕事をどのように効率化すればよいのか分からない」と悩んでいる人も多いでしょう。

この記事では、仕事が早い人とそうでない人の特徴や違いについて確認したうえで、仕事を効率化するための7つのコツを紹介します。仕事の効率化や業務改善の方法・コツを理解し、仕事をスマートにこなせる人となりましょう。

1.仕事が早い人とそうでない人の大きな違い

自分よりも多くの仕事量を抱えているにもかかわらず、自分よりも仕事のスピードが早く、周囲から評価されている人に憧れている人は多いでしょう。

それでは、仕事が早い人とそうでない人には、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、仕事が早い人とそうでない人に見られる2つの大きな違いについて解説します。

1-1.全体像を理解したうえで業務に取り組んでいるか

仕事を早く正確に進めるためには、取り組む業務の意義や、仕事に関係する人の動き方など、仕事の全体像を理解することが大切です。

仕事の早い人は、仕事の全体像を早い段階で掴み、作業量や業務の流れを把握して業務に優先順位を付けられる能力を持っています。重要度の高い業務や緊急性の高いタスクから無駄なくこなしているため、求められる仕事の完成度に早く近づけることが可能です。

一方、仕事が遅いと評価される人は仕事が早い人と比べて、仕事の全体像を理解したうえで業務に取り組めている人が少ない傾向にあります。
仕事の早い人となるためには、仕事を始める前に仕事の全体像や目的を把握し、重要なポイントや優先するべき業務を洗い出して予定を整理することが重要といえるでしょう。

1-2.常に完璧を求めず柔軟性を持っているか

仕事が遅いと評価される人の中には、「仕事は常に完璧にこなさなければ」と思っている人が多い傾向にあります。しかし、すべての仕事で作業ごとに細かいところまで完璧を求めていると、無駄な業務が発生しかねません。
締切直前に仕事が完了しても、「クオリティはそこそこで仕事は早くない」という評価が与えられてしまいます。

仕事が早い人は、仕事の全体像を掴んでおり優先順位も付けられているため、重要なポイントには注力し、重要視されない部分には完璧を求めません。要所を押さえた完成度の高い成果物を段取りよく早めに提出でき、ブラッシュアップする余裕さえあります。
このことが「仕事を早く進行できる生産性の高い人」という評価に繋がっているといえるでしょう。

2.仕事を効率化するコツ7選|今日からできる基本の方法を紹介!

仕事を効率よく進められる人となるためには、仕事が早い人との違いを理解するだけではなく、作業効率を改善するための具体的な方法を知ることも大切です。

ここでは、今日から取り組むことができる、仕事効率化のために押さえるとよい基本的な方法を7つ紹介します。自分の業務内容や職場環境などを考慮し、取り組めそうな方法から実践してみましょう。

2-1.小さい目標・大きい目標を設定する

仕事を効率よく進めて生産性向上を図るためには、目標を具体的に設定することが重要です。大きな目標以外にも小さな目標や中規模の目標を設定し、進捗状況を自己管理するようにしましょう。

大きな目標を設定する際には、仕事の全体像を把握して完成図をイメージし、目標を具体的に数値化することが大切です。
中規模の目標は、大きな目標を達成するためにクリアするべき課題を整理したうえで設定しましょう。「○日までに△のプレゼン資料をスライド20枚程度で準備する」など、目標を具体化することが重要です。

小さな目標には、中規模の目標をクリアするために達成するべきことを設定します。資料探しや図・グラフの作成など、目標をスモールステップで設定し、仕事の進捗状況を把握できるようにしておきましょう。

2-2.ToDoリストを作成し優先順位を付ける

「何から手を付けてよいか迷ってしまう」という人は、自分が行うべき仕事を洗い出し、ToDoリストにまとめてみましょう。自分が行うべきことをリストとして可視化することで、仕事の全体像や取り組むべき仕事量を把握することが可能です。

ToDoリストに取り組むべきことを書き出した後は、それぞれの業務に優先順位を付けましょう。重要度の高いものや、期限が迫っているものから取り組むようにすると、無駄なく効率的に仕事を進められます。

ToDoリストはスケジュール帳や付箋などにメモする以外にも、タスク管理ツールやタスク管理アプリを活用する方法があります。ToDoリストを作成しながら、自分に合った進捗管理の方法を見つけましょう。

2-3.時間を区切りながら一つずつタスクをこなす

ToDoリストに挙げられたタスクについて時間を区切りながら一つずつ着実にこなすことが、仕事効率化を図るために重要です。
タスクを完了するために取り組むべき業務を細かく分け、各作業にかける時間を決めてスケジュールを立てましょう。タスク完了の目標時間を決めておくと、仕事に集中して取り組むようになるため、作業スピードが速くなります。

仕事を効率よく進めるためには、一度に複数の仕事をすべて捌こうとせず、一つずつ順番にタスクを完了させるべきです。人間は複数のタスクを同時にこなすことはできません。
タスク完了の目標時間を決めて、一つずつ着実にタスクを完了させることで、早く確実に仕事のゴールに到達することができるでしょう。

2-4.負担が大きいタスクは先に終わらせる

1日のうちに取り組むべきタスクの中には、負担の大きいものもあれば比較的小さいものもあります。「朝から大変な仕事は行いたくないため、簡単なタスクから取り組もう」と考えている人も多いのではないでしょうか。

しかし、仕事を早く終わらせたい人は、負担の大きなタスクから取り組むようにすることが大切です。なぜなら、勤務開始直後の朝の時間帯が、最も集中力が高く眠気も少ない時間帯であるためです。

後回しにするほど時間がかかる可能性が高まるため、負担の大きなタスクや重要度の高いタスクは朝から取り組み、先に終わらせるようにしましょう。

2-5.適度に手を抜きメリハリを付ける

仕事の全体像を理解したうえで目標設定やToDoリスト作成を行うと、特に重要な部分や手を抜いても問題のない部分を明確に区別できるようになります。

仕事を早く効率的に進めるためには、全力を出しきらなくても問題ない部分では適度に手を抜く「手抜き力」を身に付けることが大切です。重要性の高い仕事に力を入れるために、手を抜ける部分では、上手に手を抜きましょう。

■仕事で手を抜くためのコツ

  • 仕事の重要度に応じてエネルギーを振り分ける
  • 自分の苦手なタスクは、積極的に周囲に助けを求める
  • やらなくてもよいことを整理する

2-6.似た作業はテンプレート化する

似たような内容の仕事が定期的に発生する場合には、作業時間を短縮化するために、その仕事に関するテンプレートやマニュアルを作成しておきましょう。
例えば、営業活動について口頭で毎日報告する場合は、次のような情報を移動の合間にまとめられるようなテンプレート(業務マニュアル)を作成しておくことがおすすめです。

  • 営業先
  • 訪ねた理由
  • 会った人物
  • 紹介した商品
  • 商品を紹介したときの反応
  • 今回の営業での反省点
  • 今後の展望や対応

このように情報を整理しておくと、報告直前に当日の業務についての情報を改めてまとめる時間をとらなくても済みます。
書類や業務フローなど、チームのメンバー全員で使えるテンプレートやデータを作成して共有すると、業務遂行力のさらなる向上が期待できるでしょう。

2-7.システムやツールを積極的に活用する

最近では、パソコンやスマホ、クラウド上でスケジュール管理やタスク管理、顧客管理などをサポートしてくれるシステムやITツールが多く開発されています。
一方で、従来のやり方に慣れているため、新しいシステムを導入することや、アプリにコストをかけることに抵抗があるという人もいるでしょう。

しかし、人間の力だけではミスや漏れの発生は避けられません。管理業務や確認作業に時間的ロスが発生するうえに、人為的なミスもカバーする必要があります。
重要な会議や仕事に注力し、仕事を早く処理するために、単純作業は自動化したり、積極的に管理ツールやチャットツールなどのサービスを活用したりしましょう。

まとめ

仕事が早い人となるためには、スキルを高めることは重要ですが、プロジェクトの全体像を理解したうえで業務に取り組むことや、完璧な仕事を求め過ぎないことが大切です。
「明確な目標を設定する」「タスクを見える化して優先順位を付ける」などの方法を普段の仕事で実践し、仕事を正確かつ迅速に行えるようにしましょう。

普段の仕事の中で実践しやすい方法に取り組んだうえで、さらに仕事で成功を収める行動について知りたい人は、セミナーなどを受講することがおすすめです。
自分の能力を高め、夢を叶えるためのセミナーに参加したい人は、ぜひAWARENESS(アウェアネス)のセミナー参加をご検討ください。

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