ビジネスにおける問題解決の方法とは？成功のポイントも紹介！
プロジェクトの目標として商品売上高や集客数を掲げても、現在の体制が目標に追いつけないケースは多いものです。
目標と現在に明確な差がある場合、ビジネスにおける問題が発生しています。問題の放置はビジネス失敗に繋がるため、問題解決が不可欠です。
しかし、問題解決の重要性は把握していても、問題の見つけ方や解決方法がわからないままでは、発生している問題を当然解決することはできません。
そこで今回は、ビジネスにおける問題の種類と正しい解決方法、さらに成功のポイントを詳しく解説します。
目次
1.問題には種類がある
ビジネスにおける問題とは、「目標の状態」と「現在の状態」に差があることを指します。
目標を100%の状態としたとき、現在が50%の状態では問題が存在していることは明らかです。
現在の状態を目標へ近づけるためには、問題を認識して解決する必要があります。
しかし、問題が誰の目から見ても常に明らかであるとは限りません。
問題には「目標が明確で共有できているか」「目標が人・状況により異なるか」によって、2つの種類があるためです。
〇目標が明確で共有できている場合
目標が明確に定まっていて会社全体やチーム全体で共有できていると、問題は誰にとっても認識しやすくなります。
全員が現在を50%と認識していれば、50%を100%へ到達するための行動を全員で行うことが可能です。
〇目標が人・状況によって異なる場合
目標が人・状況によって異なる場合、問題も各人・各状況で異なります。
自分は目標を100%と設定していても、他人が80%と設定している状況では、問題を共有できません。
問題解決のためには「人・状況ごとに異なるアプローチをとる」か「目標を明確に設定し直す」必要があります。
2.ビジネスにおいて問題解決がうまくいかない理由
問題を認識して解決方法を実践しても、問題解決がうまくいかないケースは多いものです。
問題解決がうまくいかない主な理由を、以下に3つ紹介します。
〇表面的に理解しただけで問題の分析ができていない
ビジネスに問題があることを理解できても、問題の分析ができていなければ効果的な解決方法を選択できません。
現在置かれている状況や問題の原因について情報収集し、解決の計画を立てることが大切です。
計画では各人・各チームが抱えている問題に対する改善策を、課題として設定しましょう。
〇仕事のスピードが遅く、結論が出るまでに時間を要する
ビジネスの問題解決を進めるためには、課題設定に対して主体性を持って行動する必要があります。
しかし課題の解決方法が明らかではない場合は、論理的な思考プロセスが成り立たず、自信を持って実行できません。
結果として仕事のスピードが遅くなり、結論が出るまでに時間を要してしまいます。
〇指示された課題をこなせば完了したと思っている
指示された課題だけをこなせばいい、と考える方も多いのではないでしょうか。
しかし、課題とは問題解決に示された1つの道筋であり、必ずしも正しい解決方法であるとは限りません。
問題解決を成功するためには、課題をこなした後に解決方法の評価を行ってフィードバックする必要があります。
3.ビジネスにおける問題解決の方法5つ
ビジネスの問題は認識するだけでなく、解決するために行動を起こさなくてはなりません。
正しく問題解決するためには、5つのステップを踏んで行うことが必要です。
ここからは、ビジネスにおける問題解決を行うための5つのステップと、ステップごとにおける具体的な方法を紹介します。
3-1.①問題を認識し解決目標を設定する
まず、目標と現在の状態にあるギャップから問題を認識します。
ビジネスの問題は誰もが認識できるものとは限らず、また将来的に問題が生じるケースもあるものです。
メンバー全員が問題について意識を共有できるよう、以下の点を明確にしましょう。
- 問題を発見した箇所
- 問題が起きている日時や時期
- 問題の程度や緊急性
問題を認識した後は、解決目標を設定します。
解決目標の設定とは、問題を解決する箇所・期限・目標値などを具体的に決めることです。
たとえば「製造ラインの作業効率を半年後までに10%アップする」など、目標を定量化して設定します。
3-2.②原因を調査・分析する
解決目標が設定できたなら、目標達成を阻んでいる原因について調査・分析します。
原因を正しく理解しなければ、解決目標の達成はできません。
また、1つの原因にはさらなる原因が隠れている可能性も考慮しましょう。
原因を突き詰めることで、効果的な解決方法を選択しやすくなります。
原因を分析する際は、「ロジックツリー」などの論理的思考法を用いて、データを図解化することがおすすめです。
例として「製造ラインにおける生産性が低下している」問題の場合、作業工程・人間関係・製造機械などに原因が考えられます。
ロジックツリーで思考手順を構造化することで、根本原因の追及が容易となるでしょう。
3-3.③原因を除去するための解決策を考える
調査・分析によって突き止めた原因に対しては、解決策を考えなくてはなりません。
解決策を考える基本は、「原因を除去すること」です。
原因がなくなれば解決目標を達成でき、問題解決にも繋がります。
たとえば「生産性の低下」を生じている原因が「業務マニュアルの古さ」にある場合、古いマニュアルを排除して新しいマニュアルを用意することが理想的な解決策です。
ただし、原因を除去できないケースもあります。
たとえば「従業員のモチベーション低下」が原因であっても、モチベーション低下している従業員全てを排除することはできません。
原因を除去できない場合は「モチベーションアップの研修セミナーを開催する」など、解決のために新しい改善案が必要です。
3-4.④解決策の計画を立て実施する
解決策を運用するためには綿密な計画が求められます。
以下の項目に沿って、計画内容を詳細に設定しましょう。
- 実施する対象と流れ
- 中間目標の設定
- 日時と期間
- メンバーへの告知・周知
- 経過記録
解決策の計画は必ず関係するメンバー全員に口頭で説明してください。
計画の進捗状況についても、メンバー全員がいつでも確認できる管理体制が必要です。
解決策は計画に沿って、着実なプロセスで実施しましょう。
現場の声や進捗状況を常に把握し、必要な場合は計画の修正も行います。
3-5.⑤実施した計画と結果を比較する
解決策の実施後は、計画と結果を比較して評価を行います。
設定した解決目標を基準に、達成率などを段階的に評価しましょう。
- 解決目標の目標値をどの程度達成できたか
- 認識した問題を解決できたか
- 実施にかかった期間やコスト
- 不満や新たな問題は出なかったか
評価が終わった後も問題が残っている場合、問題認識・解決目標の設定からやり直してみてください。
試行を重ねることで、何が効果的な解決策であるかがわかり、問題解決ができます。
4.問題解決を成功させるためのポイント
最後に、問題解決を成功させるために注意すべきポイントを2つ紹介します。
〇「コインの裏返し」は解決にならない
「コインの裏返し」とは、問題にある状況をひっくり返しただけの解決策を指します。
たとえば「生産性が低下している」状況で、「生産性を向上させる」を解決策とすることです。
目標と現在にある差を逆から見ているに過ぎず、問題の解決策とはなりません。
〇解決目標を正しく設定する
問題解決を成功させるためには、解決目標を正しく設定することが最も重要です。
解決目標は解決策を実施することで想定される結果であり、メンバー全員の意思決定について具体的な方向性も提示しています。
問題について現状調査した上で解決目標を設定し、効果的な解決策の立案・計画が行えるようにしましょう。
まとめ
ビジネスにおける問題解決を行うためには、目標と現在の間にある問題を認識して、解決のため行動する必要があります。
しかし、問題の種類によっては、個人間・チーム間で問題の認識が異なります。
問題を正しく認識できなければ、解決目標も正しく設定できないため、問題解決は成功しません。
問題解決の手順は、問題認識・解決目標の設定も含めた5つのステップで行います。
解決目標に沿って問題の原因究明を行い、解決策を立てて計画的に実施しましょう。
ビジネスにおける問題解決のためには、メンバー全員が主体的に行動することが不可欠です。
メンバーの誰もが理解できる解決目標を設定して、問題解決を行いましょう。
