手帳の基本的な使い方|仕事・プライベートで活用する際のポイント

予定管理に際し、スマホを使う人も増える中で、まだまだ手帳派の人も多く存在します。しかし、「手帳を買ったは良いものの、効果的に使えているか自信がない」「もっと手帳を有効活用して仕事やプライベートを充実させたい」と考えている人も多いのではないでしょうか。

当記事では、立場や事例別に効果的な手帳の活用法を解説します。目的ごとに使い分けるべき手帳の種類やメリット・デメリットをまとめているため、手帳の使い方に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

1.手帳にはどんな種類がある?

手帳には、1ヶ月を見開きで見るタイプや1日1ページのタイプなど、さまざまな種類があります。手帳を効果的に使うためには、目的や用途に合った手帳を用意する必要があります。

種類 特徴
マンスリータイプ 1日を1マスとして区切られた手帳
週間バーチカルタイプ 時間ごとのスケジュール管理に特化した手帳
週間レフトタイプ 左ページが一週間の予定、右ページがフリースペースの手帳
週間ホリゾンタルタイプ 左ページに4日、右ページに3日分のスペースがある手帳
週間ブロックタイプ 7日間+フリースペースの8マスに区切られた手帳
1日1ページタイプ 1日に1ページ使えるスペースたっぷりの手帳
ガンチャートタイプ プロジェクトやマルチタスクを管理する手帳
セパレートタイプ 上段に月間予定、下段に週間予定を書き込める手帳

1-1.手帳を使うメリット

スマホでスケジュール管理をする人も増える中で、紙の手帳を使うメリットは多くあります。

  • 予定を覚えやすい
    手書きをすることで記憶が定着しやすくなるため、スケジュールを把握しやすくなります。
  • 簡単に記録できる
    スマホよりも直感的に思いついたことをサッと書き留められる点が、紙の手帳のメリットと言えます。また、電話をしながらでもスケジュールを確認したり、予定を書き込んだりすることが可能です。
  • スケジュールの確認がしやすい
    紙の手帳は一覧性が高いため、一目でスケジュールを視覚的に把握することができます。
  • 目標達成のイメージがしやすい
    目標達成までの過程をビジュアル化することで、自分の取るべき行動をイメージしやすくなります。
  • 情報が流出するリスクが低い
    スマホで予定管理をする場合、クラウドアプリだと情報の流出や、乗っ取りで使えなくなるなどのリスクがあります。その点紙の手帳なら、手帳の管理さえすれば良いため安全です。

手帳の大きなメリットは、紙とペンを使うことです。思いついたアイデアなどを忘れないうちに、素早く書き込めることと言えるでしょう。

2.手帳の基本的な使い方

手帳を効果的に使うためには、目標管理のツールとして利用する方法がおすすめです。目標から逆算してやるべきことを日々の予定に落とし込むことで、自分が取るべき行動が見えてきます。

ここでは、手帳の基本的な使い方を4つのステップに分けて詳しく説明します。

2-1.目的または目標を書く

「友だちと遊ぶ」「子どもの授業参観に行く」「プレゼンをする」「お客様と会う」「体重管理・貯金をする」などの目的・目標を書きます。

「目的」とは、例えば仕事なら「化粧品の面白さをたくさんの人に知ってもらいたい」など、自分が何のために仕事をしているかの動機となるものです。目的を書き留めておくことで、やるべき行動の根本的な理由を常に思い出すことができます。

「目標」とは、「売上○○円達成」など、目的達成の過程にある目印です。目標を言葉にして毎日目にする場所に書くことで、自分が今何をすべきなのか、常に逆算して行動することができます。

目的・目標を書く場所は、目に付きやすい、表紙を開いてすぐの扉ページがおすすめです。また、付箋を利用すれば、目標が変わっても変更しやすいというメリットがあります。

2-2.計画を立てる

書き出した目的・目標を達成するためには、具体的に何をすれば良いのか考え、時間管理・調整管理をしましょう。

1年の大きな目標を考えたら、それを今月の目標・今週の目標・今日の目標とブレイクダウンしていくと、大きな夢が実現可能な計画となり、具体的な行動に繋がります。「目標」に期限を設定して「予定」レベルに落とし込むことで、最短距離で動くことができ、時間を有効活用できます。

2-3.全体を把握しながら計画を進める

目的・目標や、予定日までのスケジュールなど、全体の流れを把握しながら、目的・目標の達成のために立てた計画を進めます。

このとき、計画通りに進まなかったときのことを考え、「調整時間」を予め設けると、想定外のことが起きても対応することができます。

2-4.振り返りと改善をする

仕事として手帳を活用する場合は、手帳を見て振り返り、反省すべき箇所を見つけたり具体的な改善案を出して、改善を実行したりします。反省点を考えて終わりにするのではなく、それを業務や予定に落とし込み、実際に実行するまでに持っていくことが大切です。

反省すべき箇所を明確化し、改善案を実践することで、同じトラブルをする確率を下げることに繋がります。

3.手帳の活用方法|活かすためのポイント

手帳はさまざまなシーンで活用することができます。仕事用ならToDoリストやタスク管理、アポイントの管理に利用すると良いでしょう。

プライベート用なら、趣味の予定専用にしたり、好きなアイドルの出演予定を記録したり、一行日記をつけることもおすすめです。勤務時間や勤務日が不規則なフリーランスの人は、仕事とプライベート両方を1冊の手帳にまとめると、ダブルブッキングを防ぐことができます。

ここからは、仕事用・プライベート用と、仕事とプライベートの両方の3パターンに分けて、それぞれの活用術やポイントを紹介します。

3-1.仕事用として手帳を使う場合

仕事用として手帳を使う場合は、振り返りができるウィークリータイプの手帳がおすすめです。ビジネスシーンでスマートに持ち運びサッと書き込めるよう、ポケットサイズのスリムな手帳を選ぶと良いでしょう。カバーにはシンプルで上質な印象を与える革製のものがおすすめです。

一週間ごとの予定に加えて、予定を超過したタスクを記録したり、自分の感じたことを書いたりすることで、自分の行動の癖や思考パターンなどを掴むことができるようになります。一週間の振り返りをすることで、充実していた週とそうでない週の違いも見えてくるため、スケジュールの組み方が上達していきます。

また、ToDoリストとして使う方法もおすすめです。月の大まかな予定から、その週のやるべきことや持ち物などを予定に落とし込んで書き込んでいくと、一週間の流れが掴みやすくなり、効率的に仕事を進めることができるでしょう。

スケジュールが詰まりがちな人は、締切日など重要な予定のみ記入することがポイントです。仕事のアイデアがなかなか浮かばないときは、メモ代わりとして使うこともできます。情報漏えいを防ぎたい場合は、記号や略字を使用すると良いでしょう。

3-2.プライベート用として手帳を使う場合

プライベートとして手帳を使う場合は、1日のスペースが大きく取られている週間ブロックタイプの手帳がおすすめです。

プライベートに特化した手帳は、仕事用とは異なり誰かに見られることもないため、ノートのように自由に書き込むことができます。読書記録や一行日記、ダイエットのための体重記録などの好きな項目を作り、継続して記録してみましょう。

シールやマスキングテープなどをうまく活用することで、ひと目で予定の種類が分かるようになります。写真やイラストを入れたり、色ペンやシールでデコレーションし、オリジナルのライフログを作ったりすることもできます。

外に持ち出す必要がない場合は、サイズを気にせずにたっぷり書き込める大きい手帳を選んだり、カバーには花柄やチェック柄など、気分が上がるようなデザインを選んだりすると良いでしょう。

3-3.仕事とプライベートのどちらも管理したい場合

仕事とプライベートの予定を一元管理したい場合は、1ヶ月の予定を細かく確認できるガントチャートタイプの手帳がおすすめです。

仕事に関する予定と並行してお金の収支をメモすれば、家計管理にも利用できます。また、家族一人ひとりのスケジュール欄を作れば、仕事の予定と見比べながら予定を立てることができます。

また、変更の可能性がある予定は付箋に書いて貼ることで、「他の予定を入れたいのに書く場所がない」といったことがなくなり、手帳を綺麗に保つことも可能です。

まとめ

手帳は、自分の予定を視覚的・直感的に把握することができ、目標から逆算して予定を立てる際に役立つというメリットがあります。使い方次第では、読書記録や体重管理など、自分の日々の行動を振り返るためのツールとしても活躍します。

仕事やプライベートでどのように手帳を活用するべきか迷っている人は、ぜひ当記事で紹介した内容を参考にしてください。各種類の手帳の特徴を踏まえた上で、目的に合った最適な手帳を選びましょう。

【期間限定配信】申込者5000名を突破した大好評セミナー『FIRE2.0』視聴はこちら!